TEKNOLOGI PERKANTORAN

Manfaat Teknologi Perkantoran Bagi Dunia Perkantoran 

Teknologi perkantoran adalah proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor.

Teknologi perkantoran juga menerapkan mengembangan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang. Teknologi perkantoran mengalami perubahan kemajuan dalam suatu pekerjaan. Kemajuan tersebut dapat membawa dampak positif dan negatif bagi suatu pekerjaan kantor. Salah satu dampak positif dari kemajuan tersebut adalah dapat menyelesaikan pekerjaan kantor dengan cepat dengan menggunakan mesin-mesin modern. Selain itu kemajuan dari teknologi perkantoran juga membawa dampak negatif bagi suatu pekerjaan kantor, salah satunya adalah menimbulkan rasa ketergantungan terhadap mesin-mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan. 

Selain itu, ada beberapa cara pemeliharaan dan perawatan mesin kantor secara umum yaitu dengan adanya otomatisasi perkantoran suatu perusahaan dapat menghindari penyimpanan yang tidak teratur dan akan menghasilkan pekerjaan yang baik. Otomatisasi sangat penting dilakukan untuk upaya meraih efektivitas dan efisiensi dalam kegiatan perkantoran. 

Otomatisasi perkantoran banyak memiliki manfaat, salah satu contohnya adalah manfaat bagi dunia perkantoran. Manfaat-manfaat yang diperoleh dari adanya perkembangan ternologi perkantoran adalah sebagai berikut:

1. Manfaat terhadap tenaga kerja

    a. Peningkatan mutu tenaga kerja

    b. Meningkatkan kedisiplinan kerja

    c. Meningkatkan kegairahan kerja

    d. Meringankan tenaga kerja seorang pegawai

    e. Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja

2. Manfaat terhadap prosedur kerja

    a. Memperlancar pekerjaan

    b. Menyederhanakan prosedur kerja                                   

    c. Mempermudah penyelesaian kerja

    d. Mempercepat penyelesaian kerja

3. Manfaat terhadap hasil kerja 

    a. Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan

    b. Memenuhi standar mutu tertentu

    c. Memperoleh keseragaman bentuk dan jenis hasil pekerjaan kantor

    d. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor  

Selain itu, ada beberapa contoh dari otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:

• Penggunaan surel sebagai sarana komunikasi internal dan eksternal
• Penggunaan panggilan video saat melakukan rapat
• Penggunaan mesin absensi digital sebagai pengganti absensi manual 

Adapun jenis-jenis dari aplikasi otomatisasi perkantoran

1.  Word processing: penggunaan suatu peralatan elektronik secara otomatis
2. E-mail : suatu pemggunaan jaringan komputer yang bisa digunakan untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan.
3. Voice mail : untuk mengirim pesan suara
4. Electronic calendaring : kalender yang berbasis elektronik
5. Audio conferencing : cara berkomunikasi dalam rapat dengan menghubungkan tiga orang atau lebih saluran telepon