TEKNOLOGI PERKANTORAN

Manfaat Teknologi Perkantoran Bagi Dunia Perkantoran 

Teknologi perkantoran adalah proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor.

Teknologi perkantoran juga menerapkan mengembangan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang. Teknologi perkantoran mengalami perubahan kemajuan dalam suatu pekerjaan. Kemajuan tersebut dapat membawa dampak positif dan negatif bagi suatu pekerjaan kantor. Salah satu dampak positif dari kemajuan tersebut adalah dapat menyelesaikan pekerjaan kantor dengan cepat dengan menggunakan mesin-mesin modern. Selain itu kemajuan dari teknologi perkantoran juga membawa dampak negatif bagi suatu pekerjaan kantor, salah satunya adalah menimbulkan rasa ketergantungan terhadap mesin-mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan. 

Selain itu, ada beberapa cara pemeliharaan dan perawatan mesin kantor secara umum yaitu dengan adanya otomatisasi perkantoran suatu perusahaan dapat menghindari penyimpanan yang tidak teratur dan akan menghasilkan pekerjaan yang baik. Otomatisasi sangat penting dilakukan untuk upaya meraih efektivitas dan efisiensi dalam kegiatan perkantoran. 

Otomatisasi perkantoran banyak memiliki manfaat, salah satu contohnya adalah manfaat bagi dunia perkantoran. Manfaat-manfaat yang diperoleh dari adanya perkembangan ternologi perkantoran adalah sebagai berikut:

1. Manfaat terhadap tenaga kerja

    a. Peningkatan mutu tenaga kerja

    b. Meningkatkan kedisiplinan kerja

    c. Meningkatkan kegairahan kerja

    d. Meringankan tenaga kerja seorang pegawai

    e. Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja

2. Manfaat terhadap prosedur kerja

    a. Memperlancar pekerjaan

    b. Menyederhanakan prosedur kerja                                   

    c. Mempermudah penyelesaian kerja

    d. Mempercepat penyelesaian kerja

3. Manfaat terhadap hasil kerja 

    a. Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan

    b. Memenuhi standar mutu tertentu

    c. Memperoleh keseragaman bentuk dan jenis hasil pekerjaan kantor

    d. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor  

Selain itu, ada beberapa contoh dari otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:

• Penggunaan surel sebagai sarana komunikasi internal dan eksternal
• Penggunaan panggilan video saat melakukan rapat
• Penggunaan mesin absensi digital sebagai pengganti absensi manual 

Adapun jenis-jenis dari aplikasi otomatisasi perkantoran

1.  Word processing: penggunaan suatu peralatan elektronik secara otomatis
2. E-mail : suatu pemggunaan jaringan komputer yang bisa digunakan untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan.
3. Voice mail : untuk mengirim pesan suara
4. Electronic calendaring : kalender yang berbasis elektronik
5. Audio conferencing : cara berkomunikasi dalam rapat dengan menghubungkan tiga orang atau lebih saluran telepon

Internet

INTERNET

Pengertian Internet

Internet (interconnected network) adalah sistem jaringan komputer yang saling terhubung secara global dengan menggunakan paket protokol internet (TCP/IP) untuk menghubungkan perangkat di seluruh dunia.

Beberapa fasilitas yang dapat dinikmati oleh pengguna internet, antara lain :

1. WWW
   Www atau (World Wide Web) adalah sebuah sistem yang terdapat pada internet dan bertugas melakukan pencarian sekaligus memberikan informasi yang cepat dengan menggunakan teknologi hypertext.
2. Email
   Email adalah surat atau pesan elektronik yang dikirimkan dan diterima antar pengguna email. 
3. Mailing List
   Mailing List atau yang sering disebut dengan milis adalah salah satu discussion group yang terdapat pada internet.
4. BBS
   Bulletin Board System atau yang biasa disingkat BBS adalah suatu pusat layanan informasi yang menyediakan berbagai macam informasi dari berbagai bidang tertentu seperti bidang pendidikan, bisnis, sosial, teknologi, dan lain-lain.
5. Chatting
   Chatting adalah percakapan antara dua atau lebih pengguna komputer secara realtime dengan memanfaatkan jaringan internet. 
6. Newsgroup
   Newsgroup adalah salah satu discussion group yang ada di internet. Untuk mengakses suatu newsgroup, diperlukan jaringan komputer khusus yang biasa disebut UseNet.
7. FTP
   FTP atau File Transfer Protocol adalah layanan internet untuk melakukan transfer file antara pengguna komputer dengan suatu server di internet.
8. Gopher
   Gopher adalah protokol layer aplikasi TCP/ IP yang dirancang khusus untuk keperluan distribusi, pencarian, maupun pengambilan dokumen melalui jaringan internet.

Manfaat Internet Bagi Pendidikan

1. Sarana mencari informasi

2. Sarana mempermudah pencarian referensi

3. Sebagai sarana pembelajaran

4. Menyediakan fasilitas multimedia

5. Penyedia sumber informasi yang relatif murah

6. Sebagai penyedia sumber pelajaran tambahan

7. Sarana untuk mencari beasiswa

8. Mendorong penguasaan bahasa asing

9. Mendorong kreatifitas dan kemandirian

10. Sarana pendidikan jarak jauh

11. Sarana penyimpanan informasi

FUNGSI INTERNET

1. Komunikasi menjadi lebih mudah

2. Menambah wawasan dan pengetahuan

3. Mudahnya Bertransaksi

4. Untuk tempat hiburan

5. Memudahkan mencari lowongan kerja

6. Untuk media berbisnis

Sumber 1

Sumber 2

Sumber 3

Sumber 4

ANA KHUROTUL AULIA_X OTKP 1_03

Aplikasi Bahan Cetak

APLIKASI BAHAN CETAK

Pengertian Microsoft Publisher

Pengertian Microsoft Publisher adalah salah satu program aplikasi microsoft office yang digunakan untuk kegiatan desktop publishing. 

Bagian-bagian Microsoft Publisher

Menurut Oscar (2007), menjelaskan bahwa bagian-bagian yang terdapat di dalam interface program MS Publisher yaitu :

1.    Office Button

Tombol Office digunakan untuk menampilkan menu-menu atau perintah yang berhubungan dengan dokumen, seperti: membuat dokumen baru, membuka dokumen, menyimpan dokumen, mencetak dokumen dan lain-lain.

2.    Quick Acess Toolbar

Quick Acess Toolbar merupakan bagian yang berisi icon-icon yang digunnakan untuk mempercepat akses sebuah perintah.

3.    Tab Menu

Bagian yang menunjukkan menu-menu yang berhubungan dengan perintah untuk mengolah dokumen.

4.    Title Bar

Bagian yang menunujukkan nama dari sebuah dokumen. Terdapat pada bagian teratas jendela Microsoft Publisher.

5.    Ribbon

Bagian yang berisi perintah-perintah dari sebuah menu. Setiap ribbon yang muncul berbeda-beda tergantung dari menu yang dipilih.

6.    Format Publication

Bagian yang menampilkan beberapa pilihan pemformatan publisher, baik itu Page Option, Color Scheme, Font Scheme dan lain-lain.

7.    Horizontal Scroll  Bar

Bagian yang digunakan untuk menggeser layar ke bawah atau untuk menuju ke halaman selanjutnya.

Menurut Oscar tahun 2007 menjelaskan bahwa menu-menu program MS Publisher yang sering digunakan setelah kita memilih jenis publisher terdapat pada bagian Tab Menu.

Adapun menu-menu tersebut adalah :

1.    File

Untuk membuka menu File, tekan tab Home lalu akan muncul beberapa perintah.

2.    Edit

Untuk membuka menu Edit, tekan tab Edit lalu akan muncul perintah mengedit data.

Gambar 46 Menu Edit

3.    View

Untuk membuka menu View, tekan tab View lalu akan muncul perintah untuk memunculkan perintah.

4.    Insert

Untuk membuka menu Insert, tekan tab Insert lalu akan muncul beberapa perintah penyisipan objek.

5.    Format

Untuk membuka menu Format, tekan tab Format lalu akan muncul beberapa perintah pengaturan atau pengubahan tampilan.

6.    Tools

Untuk membuka menu Tools, tekan tab Tools lalu akan muncul beberapa perintah pengaturan atau pengubahan pengejaan kata.

7.    Arrange

Untuk membuka menu Arrange, tekan tab Arrange lalu akan muncul beberapa perintah pengaturan tampilan gambar.

8.    Table

Untuk membuka menu Table, tekan tab Table lalu akan muncul beberapa perintah untuk menyisipkan tabel.

Fungsi atau kegunaan microsoft publisher adalah :

    

       a. Untuk membuat majalah

       b. Untuk membuat kalender

       c. Untuk membuat madding

       d. Untuk membuat kartu ucapan

       e. Untuk membuat brosur

       f. Untuk membuat poster

       g. Untuk membuat karya desktop publishing lainnya

Keunggulan Microsoft Publisher

Ms. Publisher memiliki beberapa kelebihan atau keunggulan, diantaranya yaitu :

1.     Adanya banyak template yang siap digunakan.

2.     Mudah digunakan dalam pembuatan karya desktop publishing, bahkan untuk pemula sekalipun.

3.     Hasil jadi dapat dicetak dan disimpan ke berbagai format.

4.     Hasil jadi dapat dikirim melalui e-mail.

5.     Hasil jadi dapat diconvert dengan mudah menjadi bentuk HTML.

6.     Hasil jadi dapat langsung disimpan secara online, sehingga dapat diakses kapan       saja dan di mana saja.

7.     Banyaknya fitur yang mendukung pembuatan desktop publishing sehingga hasilnya lebih bagus dan menarik.

Kekurangan Microsoft Publisher :

1.    Merupakan program berbayar, artinyatidak gratis.

2.    Secaraawam, keberadaansoftwereini di Indonesia belumsetenarsoftweredesaingrafislainnya yang terdahulu, sehinggapengguna software inihanyasebatasdarikalangandesainer.

3.    Penggunaan software inihanyasebatasuntukmendesainsaja. Dengankatalain, software initidak memilikifungsipenggunaan yang multigandaseperti yang dimiliki Microsoft Office Word 2007.

4.    Sebagaisebuah software desain, software inimemilikikekuranganyangsangat fatal. Yakni software initidakmemiliki tools, seperti yang di milikicorel draw.

Sumber 1

Sumber 2

Sumber 3

Sumber 4

ANA KHUROTUL AULIA_X OTKP 1_03